Datenschutz-Information

Für Beschäftigte (Fahrer), Disposition und Verwaltung sowie zu Kunden-/Fahrgastdaten – im Web-Portal und in der Fahrer-App.

1. Verantwortlicher

[Firma / Inhaber], [Anschrift], [E-Mail], [Telefon]. Datenschutzbeauftragter (falls bestellt): [Name / Kontakt].

2. Zweck des Systems

Das Fahrdienstportal dient der Disposition, Durchführung und dem Nachweis von Fahrten (Taxi/Mietwagen, ggf. Kranken-/Patientenbeförderung) sowie der Fahrzeug-, Schicht- und Arbeitszeitverwaltung.

3. Welche Daten verarbeitet werden

• Beschäftigte/Fahrer: Name, Benutzerkonto, Rolle, An-/Abmeldungen, Schicht- und Arbeitszeiten (inkl. automatisch gemessener Pausen über den Pause-Knopf; nachträgliche Korrekturen durch die Verwaltung werden mit Name und Grund protokolliert), Dienstplan, Urlaubs-/Frei-Anträge und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit – Krankheitsvermerke sind nur für Berechtigte mit Abwesenheits-Recht einsehbar), Fahrzeugzuordnung, Fahrzeug-Status (frei/besetzt), Kilometerstände, Bemerkungen sowie Anmelde-/Sicherheitsprotokolle. Zur Führerschein-/ P-Schein-Kontrolle vorgelegte Ablichtungen werden nach Bestätigung durch das Büro – spätestens nach 60 Tagen – automatisch gelöscht; gespeichert bleibt nur das Ablaufdatum. Bei aktivierter Ortung zusätzlich Standortdaten – sie fallen nicht nur während der Schicht an, Einzelheiten in Ziffer 6.
• Kunden/Fahrgäste/Patienten: Name, Telefonnummer, Abhol- und Zieladresse, Fahrt-/Termindaten, ggf. Hinweise zur Fahrt sowie Abrechnungsdaten. Bei Krankenfahrten zusätzlich Angaben mit Gesundheitsbezug (siehe Ziffer 4).
• Belege & Nachweise: Unterschriften (z. B. Fahrgast/Fahrer zur Fahrtbestätigung), Fotos (z. B. zu Fahrzeugmängeln oder Belegen).
• App-Technik: zur Zustellung von Push-Mitteilungen ein Geräte-Kennzeichen (Push-Token); für den Ausweis-Login wird die Kamera nur lokal zum Auslesen des QR-Codes genutzt – es werden dabei keine Bilder gespeichert oder übertragen.
• System: Änderungs- und Sicherheitsprotokolle (wer hat wann was getan), zur Nachvollziehbarkeit und IT-Sicherheit.

4. Gesundheitsdaten bei Krankenfahrten (besondere Kategorien, Art. 9)

Werden Kranken-/Patientenfahrten abgewickelt, verarbeitet das System zu einer Fahrt folgende Angaben zum Fahrgast: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Krankenkasse, Gewicht/Größe (für die Wahl des Transportmittels), Transportart (gehfähig, Rollstuhl, Tragestuhl, liegend), Termin und Zielklinik/Station, Zugang/Etage am Abholort, transportrelevante Besonderheiten sowie – falls einschlägig – einen Infektionsschutz-Hinweis mit Art der Infektion. Das sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Sie werden auf das für die Beförderung Erforderliche beschränkt, im sensiblen Kern verschlüsselt gespeichert (siehe Ziffer 7) und sind nur für ausdrücklich berechtigte Personen einsehbar; jede Einsichtnahme wird protokolliert.

Rechtsgrundlage (vom Betreiber zu bestätigen): je nach Gestaltung typischerweise Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 BDSG (Beförderung im Rahmen der Gesundheitsversorgung) und/oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung), jeweils zusammen mit der Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b). [Vom Betreiber/Datenschutzbeauftragten für den konkreten Fall festlegen.]

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Beschäftigungsverhältnis und Dienstplanung: § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Durchführung der Fahrten für Kunden/Patienten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Gesundheitsdaten zusätzlich nach Ziffer 4).
• Gesetzliche Nachweise (Fahrtenbuch, Aufbewahrung): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Betriebssicherheit und Protokolle: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• GPS-Ortung: ausschließlich mit freiwilliger Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, ggf. i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG). Die Ortung ist nicht auf die Schicht begrenzt – was das bedeutet, steht in Ziffer 6. Der Widerruf ist jederzeit ohne Nachteil möglich; danach wird die Ortung für den betroffenen Fahrer abgeschaltet und seine gespeicherten Positionen werden gelöscht.

6. Standort/GPS im Detail

Die Ortung wird für jeden Fahrer einzeln freigeschaltet und dient der Disposition (nächstes freies Fahrzeug, Sicherheit der Fahrer).

Wann Standortdaten anfallen – ohne Beschönigung: Übertragen wird, sobald die Fahrer-App läuft oder eine Portalseite geöffnet ist; die App sendet auch im Hintergrund und bei gesperrtem Bildschirm weiter. Die Übertragung ist nicht an eine Schicht gebunden und endet nicht mit dem Dienstschluss. Wer das Diensthandy mitnimmt und die App nicht vollständig schließt, überträgt seinen Standort auch in der Pause, nach Feierabend und am freien Tag – einschließlich des Heimwegs. Ein fest im Fahrzeug eingebautes Gerät meldet die Position des Wagens unabhängig davon, ob jemand angemeldet ist.

Was ausdrücklich nicht stattfindet: eine heimliche Überwachung. Jeder Fahrer wird vorab informiert, sieht den aktuellen Stand jederzeit selbst unter „Mein Standort“ im Fahrerbereich und kann die Übertragung jederzeit beenden, indem er die App vollständig schließt oder dem Gerät die Standort-Berechtigung entzieht. Eine Auswertung zur Kontrolle von Leistung oder Verhalten der Fahrer findet nicht statt.

Widerruf der Einwilligung über [Weg – z. B. Zentrale/Büro].

Kartendarstellung (OpenStreetMap): Für die Fahrzeug-Übersichtskarte im internen Dispositionsbereich werden Kartenbilder („Kacheln") von Servern der OpenStreetMap Foundation (Cambridge, Großbritannien) geladen. Dabei erhält OpenStreetMap technisch bedingt die IP-Adresse des abrufenden Arbeitsplatzes und den betrachteten Kartenausschnitt. Fahrzeugpositionen, Personen- oder Fahrtdaten werden nicht an OpenStreetMap übermittelt – sie verbleiben auf unserem Server und werden nur im Browser über die Karte gelegt. Für Großbritannien besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

7. Datensicherheit (Art. 32)

Zum Schutz der Daten werden u. a. folgende technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt:

• Verschlüsselte Übertragung über HTTPS/TLS.
• Besonders sensible Felder – Unterschriften und Fahrthinweise inkl. Gesundheitsangaben – werden verschlüsselt in der Datenbank abgelegt; der Schlüssel liegt außerhalb des öffentlichen Web-Bereichs.
• Verschlüsselte Datensicherungen (Backups).
• Rollenbasierte Zugriffsrechte (Zugriff nur im erforderlichen Umfang) und Zwei-Faktor-Anmeldung für Verwaltungskonten.
• Änderungs- und Zugriffsprotokolle zur Nachvollziehbarkeit. Für Gesundheitsdaten (Krankenfahrten) wird zusätzlich in einem eigenen Zugriffsprotokoll festgehalten, wer wann welche Patienten-Ansicht aufgerufen hat (Detail, Tagesliste, Board, Manifest-Druck) – Aufbewahrung 365 Tage.
• Automatische Löschläufe (täglicher Wartungslauf) setzen die in Ziffer 9 genannten Fristen technisch durch.

8. Empfänger & Auftragsverarbeitung

Zugriff haben nur berechtigte Personen (Disposition/Verwaltung) im erforderlichen Umfang. Eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken erfolgt nicht. Eingebunden sind als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung):

• Hosting/Serverbetrieb: [Anbieter, Serverstandort DE/EU] (Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen).
• Push-Mitteilungen laufen technisch über den Push-Dienst des jeweiligen Geräts: Apple (APNs) für iPhone/iPad, bei Browser-Push je nach Browser Google (FCM), Mozilla oder Microsoft. Diese Dienste erhalten das Geräte-Kennzeichen (Push-Token) und den Mitteilungstext; die Texte sind bewusst knapp gehalten (z. B. „Neue Fahrt zugeteilt") und enthalten keine Gesundheits- oder Standortdaten. Die Anbieter sitzen (auch) in den USA; die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln (Art. 45/46 DSGVO). Push ist für jeden Nutzer freiwillig und jederzeit abschaltbar.
• Wöchentlicher Fahrauftrags-Bericht per E-Mail: Ist der automatische Wochenversand eingeschaltet, verlässt eine Liste der Fahrten einer Woche als PDF das Haus – je nach Einstellung mit Name des Fahrgasts sowie Abhol- und Zieladresse. E-Mail ist kein gesicherter Übertragungsweg. Empfänger sind ausschließlich die im Portal hinterlegten Adressen; bei Empfängern außerhalb des Betriebs (z. B. Steuerberater) besteht eine gesonderte Rechtsgrundlage bzw. ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Auf Wunsch wird der Bericht ohne Personendaten versandt (Auftragsnummer statt Name, Adressen nur mit Ort).
• Kartendarstellung: Kartenbilder der internen Fahrzeug-Übersichtskarte stammen von der OpenStreetMap Foundation (Großbritannien; Empfänger technisch bedingter Abrufdaten, kein Auftragsverarbeiter – Details in Abschnitt 6). Fahrzeug-, Personen- oder Fahrtdaten werden dabei nicht übertragen.

9. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert. Anhaltspunkte (im Einzelfall zu prüfen):

• Standortdaten (GPS): Löschung nach 24 Stunden (nur der jeweils letzte Standort je Fahrzeug bleibt als „wo steht der Wagen?").
• Anmeldeversuche: 90 Tage. Sicherheits-, Änderungs- und Zugriffsprotokolle (inkl. Art.-9-Zugriffsprotokoll), Mail-Ausgangs- und Fahrzeug-Statusprotokoll: 365 Tage.
• Auftragseingangs-Nachweis (Mietwagen, § 49 Abs. 4 PBefG): 1 Jahr.
• Fahrten samt Gesundheitsdaten (Krankenfahrten): Kundenname, Telefon, Adressen und die medizinischen Zusatzangaben werden nach Ablauf der eingestellten Löschfrist (Standard 24 Monate) automatisch anonymisiert bzw. gelöscht – die Fahrt selbst bleibt ohne Personenbezug für Auswertungen stehen. Gleiches gilt für die Gästelisten von Sammeltransporten.
• Arbeitszeit-/Schichtnachweise: mindestens 2 Jahre (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG), Löschung nach 3 Jahren. Abwesenheiten (Urlaub/Krankheit): 3 Jahre; entschiedene Urlaubs-/Frei-Anträge: 2 Jahre.
• Fahrtenbuch und steuer-/abrechnungsrelevante Unterlagen: gesetzliche Aufbewahrung (i. d. R. 10 Jahre, § 147 AO / § 257 HGB); danach jahrgangsweise Löschung.
• Führerschein-/P-Schein-Kontrollfotos: Löschung nach Bestätigung, spätestens nach 60 Tagen.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (16), Löschung (17), Einschränkung (18), Datenübertragbarkeit (20) und Widerspruch (21) sowie das Recht, erteilte Einwilligungen (z. B. zur GPS-Ortung oder zu Gesundheitsdaten) jederzeit zu widerrufen. Anfragen richtest du an den Verantwortlichen (Ziffer 1). Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: [zuständige Landesdatenschutzbehörde].

11. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: [E-Mail / Telefon].

Stand: [Datum]